Como compartir un libro en Excel 2013

Es útil si queremos trabajar en colaboración con otras personas, o si queremos trabajar en red. Si estamos en un equipo de trabajo en el cual los miembros están en diferentes lugares físicos, el poder compartir un mismo libro puede resultar muy útil. Pero antes de compartir un libro, tenemos que comprobar, que éste no posea características que sean incompatibles con otras versiones de la aplicación. Para ello, hay diferentes herramientas.

Tenemos que ir a la pestaña Archivo, a Información, a Inspeccionar libro y pinchamos en Comprobar si hay problemas. Se nos desplegará un menú con tres opciones:

• Inspeccionar documento
• Comprobar accesibilidad
• Comprobar compatibilidad

Inspeccionar documento

Nos abre un cuadro de diálogo, en el que tenemos que elegir las características que queremos que se inspeccionen. Se recomienda marcar todas las opciones, para tener una inspección completa. Esto es, Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información personal, Datos XML personalizados, Encabezados y pies de página, Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas y Contenido invisible. Luego pinchamos en Inspeccionar y obtendremos el resultado en la misma ventana. En cada uno de los apartados, tenemos el botón Quitar todo, que eliminará el contenido que puede dar problemas.

Comprobar accesibilidad

Nos abre un panel a la derecha de la hoja con advertencias, en relación a los errores que pudiera tener la hoja en la accesibilidad del documento. Los errores se van a mostrar en un listado, y al pinchar en ellos y en las advertencias, se resaltarán las celdas correspondientes. Más abajo, en Información adicional, tenemos consejos para solucionar cada error.

Comprobar compatibilidad

Al pinchar en esta opción, sabremos si en el documento existen características que sean incompatibles con versiones anteriores de Excel. Se nos abre una ventana, donde tenemos que desplegar el menú Seleccionar versiones para mostrar, y seleccionamos las versiones con las que compartiremos el libro. En esta ventana, nos muestra un resumen de las incompatibilidades que se hayan encontrado, y el grado de pérdida de fidelidad de la información de la hoja. También nos mostrará los cambios que se van a realizar, para que la compatibilidad sea efectiva.

Como compartir un libro

Tenemos que ir a la ficha Revisar, al grupo Cambios y pinchamos en Compartir libro. Se nos abre una cuadro de diálogo, y seleccionaremos la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Después vamos a la pestaña Uso avanzado, donde seleccionaremos las opciones relacionadas con Control de cambios y Actualizar cambios. Es recomendable, que seleccionemos Guardar el historial de cambios y Al guardar el archivo. También nos da la opción de seleccionar que hacer en caso de cambios conflictivos entre usuarios. Una vez que lo tengamos le damos a Aceptar.

Opciones avanzadas

Como hemos visto antes, para compartir un libro tenemos que ir a la ficha Revisar, y en el grupo Cambios, pinchar en Compartir libro. Nos sale un cuadro de diálogo, y cuando vayamos a la pestaña de Opciones avanzadas, tendremos las siguientes opciones:

• Control de cambios: aquí seleccionaremos si queremos guardar el historial de cambios y los días que queremos que se guarde.
• Actualizar cambios: nos indica cuando se actualizarán los cambios realizados en el libro. Podemos elegir o guardarlos al cerrar el archivo o en forma automática, indicando el tiempo.
• En caso de cambios conflictivos entre usuarios: podemos seleccionar que hacer cuando se detecten modificaciones hechas por los usuarios que son incompatibles, o preguntar cuales prevalecen o tomar los cambios que se están guardando.
• Incluir en vista personal: desde aquí se puede incluir la configuración de la impresora y de filtro en la vista personal. Se recomienda marcar las dos opciones.

Compartir y proteger

Podemos compartir el libro con otros usuarios, pero protegiéndolo antes, para que no puedan hacer cambios en él. Tenemos que ir a la ficha Revisar, y pinchar en Proteger y Compartir libro. Se nos abre una ventana, donde tenemos que seleccionar Compartir con control de cambios. Escribimos una contraseña y le damos a Aceptar. Para configurar los cambios que se puedan realizar en el libro, tenemos que ir a Control de Cambios y Resaltar cambios. Aquí seleccionaremos las opciones dependiendo de los cambios que queramos que se resalten.