El control de cambios en Excel 2013

Nos va a permitir averiguar diferentes datos sobre las modificaciones que se hayan realizado en un libro.

Hay tres opciones donde marcar los cambios que queremos controlar: cuándo se produjeron, quién los realizó y donde se han hecho. Así, el control de cambios es una herramienta básica para identificar las modificaciones que han realizado los usuarios con acceso al libro.

Tenemos que saber que el Control de cambios, no registra todas las variantes de modificaciones que se puedan hacer en la hoja. También tenemos que saber, que no guarda una copia de las modificaciones realizadas, con lo cual, no se pueden deshacer los cambios utilizando esta característica. Sí que guarda el historial completo de cambios, de forma que podemos copiar los datos eliminados o modificados, para volver a obtener la información como estaba antes de las modificaciones.

Una vez activado el control de cambios, tenemos 30 días en los que se guardan las modificaciones, pero si queremos podemos modificar este intervalo de tiempo. Es importante también, que tengamos en cuenta la eliminación y desactivación del historial de cambios. La eliminación del historial, se realiza periódica y automáticamente, cada vez que cerremos un libro. Así solo se guardan los cambios que estén en el intervalo especificado. La desactivación del control de cambios, hace efectiva la eliminación completa del historial de cambios guardados.

El control de cambios, funciona en documentos que están compartidos. Si lo activamos en un documento en forma automática, pasará a ser compartido. Cuando se haya activado, se podrá acceder al historial de cambios realizados, en la hoja de cálculo o en otra independiente. Se pueden consultar detalladamente los cambios, y ver que celdas se han modificado y a que información afectó. Para ello, tenemos que colocar el cursor sobre la celda.

Aceptar y rechazar cambios

Se puede aceptar y rechazar cada uno de los cambios que se indican en las celdas. Para ello, tenemos que pinchar en Control de cambios y en Aceptar o rechazar cambios. Nos saldrá un cuadro de diálogo que nos va a llevar por todas las modificaciones que hayamos hecho en la hoja. Y en cada una pincharemos en el botón de Aceptar o Rechazar. También podemos Aceptar todos y Rechazar todos.

Cambios no controlados

Los cambios de formato no los controla Excel. Tampoco la inserción de hojas, modificación de nombre, mostrar filas o columnas, ocultar filas o columnas, ni las celdas que cambian, ya que las fórmulas calculan nuevos valores.